連載｜仕事ノートの選び方・使い方（３）

連載でお届けしてきた仕事ノートの選び方と使い方。いよいよ今回で最終回です。
ここまで仕事ノートの”選び方”についてお伝えしました。今回はその選んだノートの”使い方”編です。

仕事ノートの使い方

必ずタイトルと日付を記入する

ノートを書く際は必ずページの上部にタイトルを書きましょう。堅苦しく考えずにとりあえずのタイトルでかまいません。そのページに大体何が書いてあるのかがわかればそれでOKです。また、日付は後からノートの該当箇所を検索するための唯一の手段となりますので忘れずに。日付スタンプを席においておくと手軽に日付が残せるので便利です。

1ページ1テーマが基本

後から情報を整理しやすくするために1ページ1テーマ以上書かないというルールにしましょう。時には1ページにわずか一行のコメントを書いて終わってしまうようなページも出てきますが、仕事ノートではそれでもOK。後から検索しやすくするためにもたくさんの情報を1ページに詰め込み過ぎないようにしましょう。もちろん1テーマが2ページ、3ページと複数にまたがるのはOKです。

仕事ノートは2ページ目から使う

仕事ノートを使いはじめるときに最初の1ページ目から使っていませんか?
1ページ目はあとから『目次のページ』になりますので空けておいて、2ページ目から使いましょう。
仕事ノートは書き進めるうちに何度も読み返すような重要なページが自然と表れます。
その時は1ページ目の余白部分に日付とタイトルを記入するとダイレクトにそのページに辿り着くことができます。

アイデアは裏から書き留める

突如アイデアの神様が舞い降りた! そんな貴重なアイデアは他の情報に紛れさせずに「特別な場所」に書きましょう。特別な場所、それはノートの後ろ側です。ノートを裏に返して上下逆さまにすると表と使う時と同じようにパラパラと使うことができます。
せっかくの貴重な情報を他の情報と同じように記入するといつの間にか紛れてしまい後から探すことが困難になります。
大切なアイデアやいつか実現したい企画、また新たな課題などが浮かんだ時はノートをくるっと裏返して後ろから書いていきましょう。

ボールペンは3色使おう

ノートに何かを書くときには「得られた情報」と「自分の考え」を色分けして残しましょう。そうすると、後から振り返る時に「客観的事実」と「主観」があらかじめ整理されて残っているのでとてもわかりやすくなります。

私がおすすめするのは

・普段使いの色＝青(もしくは黒)
・重要なこと＝赤
・自分の考え、関心があること＝緑

Est.

ビジネスでは自分の考えや気付きが仕事に付加価値を生みます。ノートに普段使いの青や赤ばかりが残っていると、自分の考えを残せていないことがよくわかりますので仕事の調子のバロメーターにもなります。

いろいろ貼る

書き込むだけが仕事ノートではありません。付箋に書いたメモや資料のグラフなど必要な情報は縮小コピーを取ってノートに貼り付けましょう。最近はテープのりを使えば手軽に、そしてキレイにノートに貼ることが可能です。セロファンのテープは経年変化で劣化するのでテープのりか、劣化しにくいメンディングテープを使いましょう。
※持ち出してはいけない情報は貼り付けないなど情報の取り扱いには注意しましょう。

いかがでしょうか? あくまで私が社会人生活を通して培ってきた仕事ノートの作り方です。
何か一つでもお役に立てるポイントがあれば嬉しく思います。

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