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コラム|手帳を上手に使うための12のポイント2014


11月になりましたので早い人はそろそろ来年の手帳の準備をしている時期かと思います。
先日はコラムで手帳の選び方について書かせていただきましたが、今回は手帳の使い方について私が個人的に実践しているものの中から皆さんにも使っていただけそうなTipsをご紹介したいと思います。

予定をとにかく放り込んで囲む。自分へのアポも忘れずに。

とりあえず未確定な予定もどんどん先に予定を放り込むようにしています。
動かせない予定は時間を囲んでその時間をロックするイメージをつけると他の予定と強弱がついてわかりやすい。
忘れがちなのが自分との約束。
「自分一人の予定だから」と優先度を下げずに他人との約束と同等に扱うように心がけると自分のための時間を確保でき、読書やスキルアップなど時間の自己投資ができます。
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就業時間を蛍光ペンで引っ張る。定時内で仕事を終える癖をつける。

ダラダラと残業をしてしまう人は一日の締め切りを明確に意識できるように就業時間に線を引いておく。
「その中でなんとか仕事を収められないか」考え、タスクに優先度をつけてパズルを組むように予定を立てる練習をしてみると良いです。
それでもしばらくは残業が減らないかもしれませんが、定時でラインを引くことで自然と定時までの時間と残業の時間に区切りができるイメージができ、残業しないようにするにはどうすればいいかを考えるようになります。
この区切りが無いと際限なく”これは今日中に仕上げれば良い”というような気持ちになってしまうことがありました。
10650060_787101731329200_404021928224351611_n<<私はいつもオレンジの蛍光ペンでマークしています。>>

予定を色分けし、色のイメージで一週間を頭に入れておく。

自分の好きな色でいいので予定を色分けしてみると色のイメージで予定が頭に残りやすくなります。
例えば
水曜日の仕事後に何かプライベートの予定があったな とか
金曜日の午後に重要な外出があったはず とか
私の場合は
赤=重要事項 絶対に外せない用事やタスク(仕事)
青=通常の予定(仕事)
緑=プライベートの予定
黒=使わない
10675766_787101747995865_5321878631251624272_n<<なんとなくどこに何色があったかを覚えておくだけでも効果あり!>>

黒は使わない

黒は時として手帳の罫線と同じ色になることが多いので予定を書いても目立ちにくい場合があります。
(沈んでしまうイメージ)
好みの問題でもありますが黒を使わず、自分が書いた予定を目立たせて記憶に残す方法もあります。

1日1日終わった印をつけると、1日を大切にするようになる。

1日の締めくくりに斜線でも丸でもなんでも良いので印をつけていくと、自然と1日1日を大切にするようになります。1日の印を付ける作業を通して、1か月の中で今日は月のどのあたりなのか、今月はあと何日あるのかを意識するようになるからです。
余裕が無い時はこの作業を忘れたりしますので、自分の余裕のバロメーターとしてもこの作業を使うことができます。
(2日間消すの忘れてたな〜余裕が無い状態だな〜ミスしそうなので気をつけよう とか)
10407307_787101774662529_1732035323582822790_n<<私は斜線を引いて一日を消します>>

365日じゃなくて52週。

1年は365日あると思うと結構たくさんあるように感じますが、1年は52週間しかないと言われるとどうでしょうか?
ちょっと少ないような気になる方もいらっしゃると思います。1週間があっという間に過ぎるように感じておられる方は要注意!1年はそのあっという間の1週間が52回しかありません。1周間を大切に積み重ねていくためにも1年は52週間という意識を持つことをおすすめします。
手帳によってはいま「今1年の33週目」といった表記があるものもありますので活用してみるとよいでしょう。
ちなみに本日は11月3日現在2014年の45週目ですね。2014年はあと8週間しかありません。
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大事な予定まではカウントダウンをする。

大事なプレゼン日、資格の試験日、大切な恋人とのデートの日などなど大切な予定まではカウントダウンをするように日付の近くに小さい数字を入れていきます。
予定まであと何日!と毎日確認できるので逆算して予定を立てられます。
「気がつけばあんまり時間がない!」という状態を事前に防ぐことができます。
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<<私は今年フルマラソンに挑戦したのですがレースまであと何日とカウントダウンしながら練習を計画的に積むことで完走という目標を達成することができました!^^b>>

大事な目標は1ページ目の表紙に書く。

これもビジネス書や自己啓発書によく載っているような話ですが、手帳に夢や目標を書くと達成する!みたいなことですね。1ページ目の表紙に書くと毎日のように目に飛び込んできますのでやはり意識が継続されるということはあるんでしょうか。
実は個人的にはこういうのはちょっと恥ずかしくて得意ではありません^^;ま、恥じてる時点で夢や目標からそっぽを向かれそうですね。でも手帳にはやりたいことを始め、行きたいところ、食べたいもの、会いたい人、欲しいもの(文房具)はメモを残しています。不思議といろんな縁で達成されることもあるんですよね、不思議と。
もしよければ試してみてください。さぁ2015年にぜひともヤリタイコトを手帳に!裏表紙でもいいから是非!
10632624_787101871329186_891273483892822864_n<<目標達成に向けて頑張ります!>>

プライベートの予定は見られたくなければローマ字・英語・暗号で。

「仕事用とプライベート用と手帳を分ける。」という方がいらっしゃいますが、個人的には少し難易度の高い使い方だと思っています。理由は予定の重なりが管理しにくいからです。過去に私も挑戦したことがあるのですがダブルブッキングが多発してしまい、結果的に断念しました。手帳はまずは一冊にして一元化するのがおすすめです。
「でもプライベートの予定を仕事中に見られたりすると困る!」という声もよく聞きます。そんな方には暗号やローマ字で書くことをおすすめしています。特にローマ字は不思議なほどに何が書いてあるかわかりません。
合コン→ goukon
ゴルフ→gorufu
買い物→kaimono
たかし君と映画→ takashikuntoeiga
このような感じです。
ポイントは英語にしないこと。買い物→ shoppingだとバレバレですからね^^;
ぜひローマ字表記でカモフラージュしてみてください。

移動時間を記す。そこで何かできるはず。

移動時間も含めて予定を立てることを癖つけるだけで「遅刻」や「慌てて失敗すること」を減らすことができます。
また、その移動時間で何かできないかと考えられるようになります。スキマ時間や移動時間も大切な自分の時間です。
「移動時間だから手帳に書かない」ではなく「移動時間だからこそ手帳に書いて、何かできないか確認する。」
という習慣を付けられてはいかがでしょうか?
資料のチェック、本を5ページは読む、英語の勉強をする など少しの時間でもできることは必ずあるはずです。
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<<私は時間軸のところに小さく斜線を引くようにしています。>>

 1年の記録代わりに手帳は捨てない。

「1年経つと手帳を捨てる。」という方がいらっしゃいますが私はおすすめしません。
少なくとも過去5年分位は手元に残しておかれると良いと思います。
色々と記録が残っている手帳は自分だけの宝物です。
見返すことでまた新たな発見があったり、アイデアが湧いたりすることもあります。
私は昨年の手帳をデスクに置いていつでも見れるようにしています。
月初に1年前の同じ月は何をしていたのか?を確認する時間を作るなどして、去年の手帳を見返す時間を強制的に作るのもおすすめです。

計画と実績を1週間つけるだけで時間への意識が変わる。数か月に一度やってみる。

手帳には計画を書いて確認するだけでおわっていませんか?
「なかなか時間管理がうまくできない。」という人は予定にかかる時間の「見積もり」が上手ではない方が多くいらっしゃる印象です。本当は頑張っても2時間かかる仕事なのに1時間で見積もって結果的にできないことがあったり、そのまた逆で本当は10分で出来る仕事なのに1時間見積もってダラダラと過ごしてしまったり。
そんな方は計画と実績(実際にそのとおり時間がかかったのか)を記録してみることをおすすめします。
毎日取り組むと疲れてしまいますが、1か月も実践すれば「時間の見積り」が上手になり、予定管理・時間管理のスキルがあがります。自分の時間の使い方を見える化することは大切です。おすすめはバーチカルの手帳で左に予定、右に実績を書くという方法です。
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いかがでしょうか?手帳は付き合い方次第でどんどん自分の仕事やタスクを楽にしてくれるパートナーです。
慣れるまではうまくいかないこともあると思いますが、手帳に頼れるところはどんどん頼って皆さんなりの手帳との付き合い方を考えてみてください。

※撮影に使用した手帳はジブン手帳です。
※予定はすべてイメージです。

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ABOUT THE AUTHOR

たかたく
仕事では最先端のITを扱っていながら意外にもアナログ大好きで文房具・手帳が好きです。 文房具アドバイザー・手帳アドバイザーを名乗り(自称)ぴったりな文房具や手帳を提案することができます。雑誌や新聞などの文房具特集に何度か掲載いただきました。手帳はジブン手帳。
文房具カフェ会員No.79
関西どや文具会 会員No.14

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